2024年2月3日
令和5年度自治会長 細川
令和6年度自治会長 鳥澤
デジタル化に至った経緯
・現在の状況
現在、自治会の運営の大部分を占める「回覧配り」が、役員さんの高齢化と回覧の枚数増加などの影響で負担が大きくなりつつあります。そこで将来の負担軽減を見据えて、HP上で閲覧できるものに関しては、積極的にHPにアップしていこうと思い、2024年度に回覧のデジタル化を試してみたいと考えました。
もちろん、デジタルの環境の整わない会員さんや、検診のお知らせや重要案件、金銭に関するお知らせ、回収が必要な案件等につきましては従来通りの手配りをさせていただきます。
・自治やコミュニケーションへの影響
従来の手配りの回覧は、組長さんが各家庭を回ったり自治会内のコミュニケーションにとっては欠かせない重要な事であると考えていますし、自治会運営に欠かせないという認識は大切に持ち続けたいと思っています。
しかし、回覧配りの仕事は、配布物の持ち帰り→ 仕分け→ 各区長への配布→ 各家庭への配布…とたいへん手間がかかります。また年々配布物も数多くなり、仕分けには広いスペースが必要となってきました。この事は、回覧配りの仕事に力た時間を費やし、本来の自治の基本である「町内の細かな事柄に対応する」と言う事に関しても、目が行き届かないと言う事にも関わってきます。
・近い将来
今後、自治会の高齢化、自治会離れなどを考慮すると、近い将来、自治会の運営がより一層難しくのは明白です。そこで令和5年度会長細川と令和6年度会長の鳥澤が相談をし、今後の自治会運営の負担軽減の一つの試みとして、回覧のデジタル化、HPでの閲覧での配信を行ってみようと言う事になりました。
実務の問題点について
実際に行うには、配布物のPDF化・HP上へのアップ・皆さんへの更新のお知らせ、と3つの段階が必要です。
・配布物のPDF化（通常の回覧物）
回覧物はスキャナで取り込み、取り込んだモノをPDF化して保存します。
スキャナによりますが、現在のスキャナはスキャンした時点でPDFにできます。
・配布物のPDF化（嵯峨 がっこう便り）
嵯峨（がっこう便り）は地紙がグレーで、スキャニングにはA3のスキャナが必要です。A3のスキャナは鳥澤も持っていないので、携帯で写真を撮って読みやすいように加工します。写真からPDF作成のベースまでの加工はプログラム化できたので、現在は撮った写真からワンクリックでPDFが作成できるデータベースを作る事が出来ます。
・配布物のPDF化（市民新聞について）
当初、市民新聞のPDF化を試してみましたがクオリティーが低く読みにくいものでした。しかし、京都市が市民新聞をデジタルブックで配信しているので、現在ではデジタルブックへのリンクで対応しています。
・HP上へのアップ
HPのレイアウトには、WordPressを使用しています。
PDFのデータができれば、新しいページを作成、又は既存のページを複製し、スキャンしたデータをアップロードすれば良いだけです。PDFのアップロードは、数クリックで出来るように考慮して作っています。
・皆さんへの更新のお知らせ
更新のお知らせには、メールとショートメッセージ（携帯電話の電話番号への配信）を選択できます。ショートメッセージ（月120通で年間1万2千円程度）で行うのが一番良いかと思っています。現在はショートメッセージの無料体験版をテストしており、問題無く使用できそうです。
引き継ぎ問題
・次の組が引き継げるか
皆さんからの質問の多くは、組が変わってもデジタル化を引き継げるのか？と言う質問です。
回覧のデジタル化の一連の作業は、スキャナやパソコンなどのデジタルツールが必要です。ですので誰にでも出来るという作業ではありません。しかし、今まで通りの回覧を回し続ける事も、自治会の現実を考えると不可能と思われます。将来的には、自治会の中にデジタル委員等と言うデジタルの仕事を引き受ける役所が必要になると思われます。また「回覧の引き取りから配布までの仕事全体の仕事量を考えると、回覧のデジタル化の一連の仕事は僅かな労力で済みます。しばらくは一連の作業は鳥澤が引き受けます。
ご協力をお願いいたします
現在のテスト段階では上記の問題点が考えられますが、先にも書きましたように、将来に自治会を取り巻く状態が改善されるとは思いません。このような状況下で、何も手を打たないのも問題があると思います。今回のデジタル化への移行は、嵐山本町だけの問題ではなく多くの自治会が抱えている大きな問題です。
デジタル化への移行は、色々な問題が出たり、かえって手間のかかる事もあるかもわかりませんが、とりあえずアイデアのある内に（そのうち朽ち果てますが..）次の一手としてデジタル化を進めたいと思います。今までのように回覧物が定期的に届くのは違い、比べると不便な所もあると思いますが、どうか皆さんのご協力をお願いいたします。
本来は、配布物を作る時にデジタル化を念頭において制作すれば事はとても簡単になります。加えて効率よく事を進めるにはすべてがA4サイズが良いのですが、回覧にはA4サイズ以外のモノがありPDF化の効率を悪くしています。A4サイズ以外はカメラで撮ってPDF化できるのですが、丸まった用紙をカメラで撮り、写真をPDFするの事は、それなりに手間のかかる問題でもあります。
こう言う事は、行政がマニュアルを作り、そのフォーマットにそって回覧物を作って行く必要があると思いますが、残念ながらその気配は行政には無いようです。